Jawab setiap panggilan rutin dengan langkah berikutnya yang jelas.
Berikan jawaban cepat berdasarkan informasi yang telah disetujui, catat detail yang dibutuhkan tim Anda, dan siapkan pengalihan ke staf ketika permintaan memerlukan penanganan lebih lanjut.
Hubungi tim kami ↗Cara kerjanya
Bangun
Siapkan jam buka, layanan, informasi penelepon, dan aturan pengalihan Anda. Tunjuk orang yang menjaga informasi resepsionis tetap terkini.
Uji
Uji permintaan layanan, nomor panggilan balik yang berubah, rekan kerja yang tidak tersedia, dan penelepon yang meminta berbicara dengan orang.
Terapkan
Uji penerusan atau koneksi telepon yang disepakati, lalu mulailah dengan satu waktu penjawaban dan jalur panggilan balik yang berfungsi.
Pantau
Tinjau informasi yang kurang, hasil pengalihan, dan penanggung jawab panggilan balik bersama tim penerima permintaan.
Mulailah dari panggilan yang diterima tim resepsionis Anda.
Penelepon mungkin menanyakan jam operasional, meminta kunjungan layanan, atau perlu berbicara dengan orang yang tepat. Tentukan informasi yang diperlukan untuk setiap permintaan agar tim Anda bisa merespons tanpa mengulang percakapan dari awal.
- Jenis permintaan dan lokasi layanan
- Nama, nomor panggilan balik, dan waktu yang diinginkan
- Pertanyaan dijawab berdasarkan informasi bisnis yang disetujui
Buat pengalihan yang dapat dijalankan tim Anda.
Sepakati panggilan mana yang dapat ditangani AI, mana yang perlu dialihkan, dan siapa yang bertanggung jawab atas panggilan balik. Uji apa yang didengar penelepon ketika staf penerima sedang sibuk atau bisnis tutup.
- Tujuan pengalihan dan jam kerja
- Jalur panggilan balik untuk pengalihan yang tidak terjawab
- Respons yang jelas untuk permintaan mendesak atau di luar cakupan
Pastikan pengaturan telepon dan pencatatan.
Tinjau operator, opsi penerusan, dan cara catatan resepsionis sampai ke tim Anda. Koneksi CRM membutuhkan kolom yang disepakati, akses, dan hasil pengiriman yang telah diuji; demonstrasi situs web saja tidak memverifikasi jalur telepon.
- Kebutuhan perutean nomor dan operator yang sudah digunakan
- Kolom data minimum dan penanggung jawab tindak lanjut
- Kesalahan koneksi dan langkah cadangan yang dapat digunakan tim
Ukur kegunaan setiap catatan resepsionis.
Tinjau sejumlah contoh panggilan bersama tim resepsionis Anda. Hitung catatan permintaan yang lengkap, informasi panggilan balik yang kurang, pengalihan yang berhasil, dan permintaan yang masih menunggu penanggung jawab. Sepakati cara menghitung setiap ukuran sebelum uji coba.
- Tinjau pertanyaan rutin dan koreksi dari penelepon
- Periksa apakah orang berikutnya menerima konteks yang dapat digunakan
- Bandingkan hasil dengan proses resepsionis Anda saat ini
Uji satu tugas resepsionis bersama tim Anda.
Lihat alur kerja ilustratif, lalu bawa jam buka, pertanyaan umum penelepon, dan pengaturan telepon Anda saat ini ke diskusi uji coba. Sepakati jenis panggilan, pemeriksaan penyiapan, dan tanggal evaluasi sebelum mengarahkan penelepon sungguhan.
Ilustrasi alur kerja
Halo, saya ingin menjadwalkan kunjungan layanan minggu depan.
Layanan apa yang Anda butuhkan, dan di area mana kunjungannya? Saya bisa mencatat waktu yang Anda inginkan serta informasi untuk panggilan balik.
Permintaan layanan dan waktu yang diinginkan dicatat · Panggilan balik diminta
Pertanyaan sebelum
Bisakah saya tetap menggunakan nomor bisnis saat ini?
Hal ini bergantung pada operator dan opsi perutean Anda. Tinjau pengaturan penerusan atau nomor bersama tim, lalu uji panggilan masuk dan jalur kembali ke staf Anda sebelum melakukan perubahan.
Bisakah resepsionis mengonfirmasi pemesanan?
Permintaan pemesanan dapat dicatat. Janji temu baru terkonfirmasi jika koneksi kalender yang didukung berhasil menerima pemesanan tersebut. Jika tindakan itu tidak tersedia atau gagal, penelepon harus mendapat penjelasan yang jelas tentang status permintaan atau panggilan baliknya.
Apa yang terjadi jika tidak ada yang bisa menerima pengalihan?
Sepakati langkah cadangan saat penyiapan. Misalnya, mencatat alasan panggilan dan waktu panggilan balik yang diinginkan untuk tim yang ditunjuk, lalu menjelaskan kepada penelepon apa yang akan terjadi selanjutnya.
Apa saja yang perlu dicakup dalam penawaran layanan resepsionis?
Minta perincian perkiraan jumlah dan durasi panggilan bulanan, biaya telepon atau operator, penyiapan, serta pekerjaan koneksi CRM. Pastikan penggunaan yang termasuk, penggunaan tambahan, biaya pengalihan, dan dukungan berkelanjutan tercantum dalam penawaran terperinci.
Apa yang perlu kami siapkan untuk diskusi uji coba?
Siapkan permintaan yang sering masuk, jam buka, operator saat ini, tujuan pengalihan, serta informasi yang dibutuhkan tim Anda untuk tindak lanjut. Lihat alur kerja ilustratif dan pilih satu tugas resepsionis untuk ditinjau bersama.
Terapkan ide ini dalam pekerjaan Anda.
Panggilan masuk AIDengarkan contoh panggilanRencanakan uji cobaSolusi
- Jawab setiap panggilan rutin dengan langkah berikutnya yang jelas.
- Cegah kelebihan panggilan menjadi peluang yang terlewat.
- Bangun alur kerja suara yang dapat dipercaya tim Anda.
- Berikan respons awal yang terasa manusiawi dengan tanggung jawab yang jelas.
- Jawab panggilan dan lanjutkan langkah berikutnya.
- Ubah pertanyaan janji temu menjadi tindak lanjut yang tertata.
- Tindak lanjut rekrutmen yang mendorong kemajuan.
- Berikan konteks kepada tim penjualan agar percakapan berikutnya lebih bermanfaat.
- Tetapkan penanggung jawab dan tindakan berikutnya untuk setiap panggilan.
- Jadikan panggilan AI bermanfaat bagi seluruh tim layanan.
- Tindak lanjuti pada waktu yang tepat dengan hasil yang jelas.
- Agent panggilan AI untuk pekerjaan nyata.
- Permudah penerimaan dan tindak lanjut panggilan masuk.
- Voice AI untuk pertanyaan pelanggan di Asia Tenggara.