接住常規來電，明確下一步。
基於已確認的資訊快速回答問題，記錄團隊所需詳情；遇到需要更多關注的請求時，準備人工交接。
聯絡我們的團隊 ↗運作方式
建立
準備營業時間、服務內容、來電者資料和轉接規則。指定負責更新接待資料的人。
測試
測試服務詢問、回電號碼更正、同事無法接聽，以及來電者要求人工的情況。
部署
測試約定的來電轉移或電話連線，再從一個接聽時段和有效回電方式開始。
監控
與接收詢問的團隊一起檢查缺失資料、轉接結果和回電責任歸屬。
從前台收到的來電開始。
來電者可能詢問營業時間、申請上門服務或需要找對負責人。明確每類詢問需要哪些資料，讓團隊接手時無須重新開始整段對話。
- 詢問類型和服務地點
- 姓名、回電號碼和偏好時間
- 依據核准的業務資料回答問題
讓交接能真正被團隊使用。
約定哪些來電可以由 AI 處理、哪些需要轉接，以及誰負責回電。測試接收人忙碌或門市已打烊時，來電者會聽到什麼。
- 轉接目標和工作時間
- 轉接無人接聽時的回電安排
- 明確回應緊急請求或暫不支援的需求
確認電話和記錄設定。
檢查電信業者、來電轉移選項，以及接待記錄如何送達團隊。CRM 接入需要約定欄位、權限和經過測試的傳遞結果；網站示範不能單獨驗證電話線路。
- 現有號碼和電信業者的路由要求
- 最低必要欄位和跟進負責人
- 連線錯誤和團隊可執行的備用方案
衡量每條接待記錄是否有用。
與前台團隊抽樣覆核通話。統計完整詢問記錄、缺失回電資料、成功轉接及仍無負責人接手的請求。試點前約定每項指標的計算方式。
- 覆核常見詢問和來電者更正的資料
- 檢查下一位接手人是否收到可用上下文
- 與現有接待流程比較結果
與團隊試用一項接待任務。
查看流程示意，再帶著營業時間、常見來電問題和現有電話安排討論試點。在接入真實來電前，約定通話類型、設定檢查和檢討日期。
流程示意
你好，我想安排下週的上門服務。
你需要什麼服務？上門地點在哪個區域？我可以記錄你的偏好時間和回電資料。
已記錄服務詢問和偏好時間 · 已請求回電
開始通話前的
可以保留現有企業號碼嗎？
這取決於電信業者及其路由選項。先與團隊確認來電轉移或號碼安排，再測試來電與轉回員工的方式，然後再做變更。
電話接待能確認預約嗎？
可以收集預約請求。只有受支援的行事曆連線成功接受預約，才能稱為已確認預約；如果操作無法使用或失敗，應明確告知來電者目前是請求已記錄，還是等待回電。
無人能接聽轉接時會怎樣？
在設定時約定備用處理方式，例如記錄來電原因和偏好回電時間，交給指定團隊，並向客戶說明後續安排。
電話接待報價應包含哪些內容？
說明預計每月通話量和時長、電話或電信業者費用、設定及 CRM 接入工作。在分項報價中確認包含用量、額外用量、轉接費用和持續支援。
討論試點時應準備哪些資料？
準備常見詢問、營業時間、現有電信業者、轉接目標，以及團隊跟進所需的資料。查看流程示意，選擇一項接待任務共同評估。